THỦ THUẬT EXCEL


  1. Kích hoạt Bảng tính con trong Excel :

Người dùng Excel ai cũng biết rằng chúng ta có thể kích hoạt một bảng tính trong một Workbook . Và hầu hết chúng ta đều dùng cách là click vào tab mang tên bảng tính chúng ta muốn. Hay có thể nhấn Ctrl-PageUp hay Ctrl – PageDown. Nhưng trường hợp có qúa nhiêu bảng tính và không đủ chỗ đẻ hiên thị thì sao? Xin giới thiệu với bạn một thủ thuật sau : chỉ cần nhấn chuột phải lên một trong các mũi tên phía bên tay trái các tab của bảng tính nằm ở phía cuối workbook. Chọn một bảng tính từ danh sách.

  1. So sánh các vùng bằng cách dùng công thức mảng :

 Trong Excel bạn có thể so sánh các giá trị giữa   vùng :

Vd : chúng ta có thể sao sanh các giá trị trong vùng A1 : A100 có giống với   các giá trị trong ô B1:B100 hay không thì ta gõ :

     Sum(if(A1:A100 = B1 : B100, 0, 1)) trong bất kỳ ô nào. Sau đó     nhấn Ctrl-Shift-Enter để thực thi công thức mảng này.

 Trường hợp các vùng này ở những bảng tính khác nhau , chỉ cần đặt trước địa chỉ vùng tên bảng tính , sau đó là một dấu chấm than (!).Ví dụ : Sheet !A1:A100.

3.Khi ô trống không có Zero :

Giả sử khi ta dùng hàm =VlookUp (B1, D1:E13, 2) để tìm kiếm giá trị ở cột 2 trong bảng D1:E13 khi giá trị trong cột D bằng với ô B1. Không phải mọi ô trong bãng đều có giá trị, có vài ô sẽ bằng 0. Vấn đề là làm cho các ô không có giá trị sẽ biểu hiện là 0 khi ô tương ứng trong bảng cần tìm không có giá trị .  Bạn hãy  bổ sung một số hàm sau đây, nó  sẽ giúp bạn phân biệt ô trống và ô co 1 giá trị 0. Công thức sau dùng hàm Len để tính số ký tự của kết quả tìm , kết quả bằng không thì đó la ô trống và bằng số ký tự nếu đó là ô khá trống

     = len (vlookup(B1, D1:E13,2))

Tiếp theo thêm hàm If để công thức hiển thị giá trị trống khi tìm kiếm bằng 0 và hiển thị giá trị thực khi số ký tự khác 0 . Nhập công thức này vào ô cần hiển thị giá trị

     = if(len(vlookup(B1,D1:E13,2)) = 0,““, vlookup(B1,D1:E13,2))

4       . Xóa bỏ dòng trống giữa các hàng trong bảng tính nhưng không làm thay đổi số thứ tự của dòng :

-         bạn hãy chèn một cột trống trước bàng tính của bạn để đánh số thứ tự. Sau đó , sắp thứ tự cho  một cột nào đó trong bảng tính để đưa các sòng trống xuống dưới . Cứ thế tiếp tục cho đếnkhi tất cả các dòng trống được đưa hết xuống dưới cùng bảng tính .  Xố hết các số trong cột số thứ tự tại những dòng trống.  Sau đó sắp thứ tự  lại cho cột này và xố bỏ cả cột này khỏi bảng tính .

Cách khác :

-         Data/ Filter/ Auto Filter.

-         Tại đầu mỗi cột , chọn Blanks từ   sanhnsách thả xuống .

-         Chọn tồn bộ dữ liệu

-         Vào menu Edit/ Delete/ Row để chừa lại dữ liệu ban đầu trừ những dòng trống. Chèn thêm một dòng trống để dòng trống đầu tiên không bị xố.     

  1. 5.     Hiển thị một bảng tính Excel trên một trang Web

-         Bạn chọn bảng tính cần hiển thị

-         Vào File/  Save as Web Page

-         Gõ tên đuờng dẫn bạn muốn save lại .

-         Sau đó , bạn vài Internet Explorer, mở file bạn muốn hiển thị (file bạn đã Save ở bước trên)

  1. Dùng KeyWord của một bảng tính :

- Khi Save bảng tính, ngồi Save As theo tập tin, bạn nên thiết lập Keyword cho bảng tính đó , để quá trình mở tập tin được dể dàng hơn khi bạn khôngnhớ chính xác tên file.

- Bạn vào menu File trên thanh menu/ chọn Properties.

- Chọn Tab Sumary/ chọn trường tên Keywords và gõ vào từ khố theo ý bạn (nên đặt tên mang tính chất gợi nhớ ).

- Click OK nếu đồng ý và Save tập tin đó như bình thường

- Ở những lần mở tập tin sau nến bạn không nhớ chính xác tên file , bạn có thể khởi động chương trình Excel lên rồi chọn chức năng Search trên Trên thanh công cụ (thường biểu tượng này nằm kế biểu tượng Save và Print)

- Bạn gõ keyword mà bạn đã đặt vào trường Search Text rồi click Search.

7. Tạo dãy số hiển thị giờ tăng theo 1 khoảng thời gian :

    Ví dụ : Ta tạo cột A, với khoảng thời gian cách nhau giữa các dòng là  30 phút (cell A1 có giá trị  9:00 ,  cell A2 có giá trị là 9:30 và cứ thế tăng dần lên). Bạn theo các bước sau :

-         Click cell A2 gõ vào 9:00, Enter

-         Click cell A3 gõ vào 9:30, Enter

-         Drag chuột chọn cell A2 và A3.

-         Đưa chuột về góc phải của khối được chọn, xuất hiện handle +

-         Drag chuột theo chiều thẳng đứng xuống. Giá trị các ô còn lại sẽ tăng dần theo 30 phút.

8. Tạo chú thích cho một ô bất kỳ trong bảng tính :

Bạn muốn tạo một câu chú thích cho một ô bất kỳ trong bảng tính. Hãy theo các bước sau :

-         Chọn ô đó

-         Vào menu Insert/ Comment : gõ vào nôi dung chú thích. Sau đó click vào vùng ngồi  ô đó.  Khi bạn rê chuột vào ô này , lời chú thich sẽ hiện ra.

-         Bạn có thể nhấn phím tắt sau : Ctrl + I +M.

9. Báo lỗi khi người dùng nhập sai định dạng dữ liệu :

Bạn có một ô trong bảng tính và muốn người dùng khi nhập vào nếu không phải là kí tự số thí sẽ báo lỗi theo nội dung riêng của bạn :

-         Chọn ô đó / hoặc chọn vùng nào đó.

-         Vào menu Data/ Validation

-         Chọn tab Setting/ chọn một điều kiện trong list có sẵn và qui định giá trị tùy theo mục bạïn chọïïn trong list đó. (ví dụ : bạn chọn “equa” thì ở ô cuối kế tiếp bạn phải nhập vào giá trị số là bao nhiêu )

-         Chọn tab Input Message và gõ vào nội dung bạn muốn hiển thị  khi người dùng chọn những ô đó.

-         Chọn tab Error Alert và chọn biểu tượng hiển thị cho câu báo lỗi của bạn và nội dung hiển thị khi người dùng nhập sai dữ liệu 

Như vậy, từ lúc này trở đi khi người  dùng chọn ô này để nhập liệu thì sẽ có một bảng thông báo nhắc nhở trước , và nếu họ nhập sai thì chương trình sẽ báo lỗi theo nội dung bạn ghi.

10. Tạo đường liên kết tới một bảng tính Excel trong một văn bản word

  Bạn muốn chèn một bảng tính Excel hay một một vùng nào đó vào văn bản word và bạn muốn khi bảng tính bên file Excel bị thay đổi nội dung thì bên file word cũng thay đổi theo :

-         Bạn chọn vùng hay bảng tính bạn muốn chép đưa sang file word, thực hiện thao tác Copy bằng cách nhấn nút phải chuột hay Ctrl + C .

-         Sau đó, sang văn bản word, bạn chọn menu Edit/ Paste Special.
Trong hộp thoại Paste Special, bạn chọn Microsoft Excel Object/ OK

-         Bảng tính bạn chọn  sẽ được dán vào văn bản hiện tại .

-         Khi dữ liệu thay đổi bên Excel, bạn nhớ Save  lại dự thay đổi này. Sau đó bạn vào văn bản Word chọn bảng tính đó, click chuột phải , chọn Update

10a, Tạo bảng lương thâm niên theo một hệ số nào đó.

-   Bạn muốn làm một bảng tính lương gồm các cột : Họ tên, năm vào làm, lương chính, hệ số ….và bạn muốn tính lương phụ cấp cho từng người và bạn cũng muốn đến đúng  tháng vào làm thì mới tínhnlương thêm 1%. Ví dụ : anh A nhập ngũ tháng 11/2000 thí đến đúng tháng 11/2003 thì lương thâm niên của anh A mới = lương chính * 3%.  Vậy bạn phải nhập công thức như thế nào :

            Giả sử : cột A  là trường Họ tên

                        cột B là trường Năm vào làm

                        cột C là trường Lương chính

 Bạn sẽ tính lương phụ cấp theo công thức sau:

= ( ( YEAR(TODAY()) – YEAR(Bx)) –  IF( YEAR(TODAY()) =                                                

YEAR(Bx), 0, IF (MONTH(TODAY()) < MONTH(Bx),1,0 )))) *                Cx/100

           Với x : là chỉ số dòng

11. Tìm kiếm và thay thế định dạng trong Excel 2002

         –  Trong Excel 2002 bạn có thể tìm kiwếm và thay thế định dạng như trong Word,    Nó rất trong những văn bản có thuộc tínhnin đậm và in nghiệng . Bạn cóp thể dùngtìm kiếm và thay thế tồn bột kích cỡ đến số 0 thập phân và định dạng ngày tháng. Cách làm :

-         Mở WorkSheet / chọn Edit / Find and Replace.

-         Nhận Option để mở tộng hộp thoại : điền thông tin vào “Find what” và “Replace what”

-         Chú ý nút “Format”. Trong hộp thoại Format Option nhấn nút “Format”/ “ Find what” để báo cho Excel biết  loại Formatting cần tìm rồi nhấn OK.

Cách khác để làm nhanh hơn :    

-  Nhấn nút mũi tên kế nút drop-down kế cạnh nút Format và chọn “Choose format cell” đề chắc rằng bạn đang tím kiếm chính xác trong Worksheet của bạn

12.Tạo dãy số hiển thị giờ tăng theo 1 khoảng thời gian :

    Ví dụ : Ta tạo cột A, với khoảng thời gian cách nhau giữa các dòng là 30 phút        (cell       A1 có giá trị  9:00 ,  cell A2 có giá trị là 9:30 và cứ thế tăng dần lên ) . Bạn theo các bước sau :

-         Click cell A2 gõ vào 9:00, Enter

-         Click cell A3 gõ vào 9:30, Enter

-         Drag chuột chọn cell A2 và A3.

-         Đưa chuột về góc phải của khối được chọn, xuất hiện handle +

-         Drag chuột theo chiều thẳng đứng xuống. Giá trị các ô còn lại sẽ tăng dần theo 30 phút.

13. Chọn một ô (cell) bất kỳ trong bảng tính :

 –  Để chọn một ô bất kỳ trong bảng tính bạn có thể chọn ô địa chỉ ngay  phía dưới    thanh công cụ chuẩn (thanh công cụ có các chức năng Save, New, Open …) và gõ vào địa chỉ ô muốn đến.

Cách khác bạn có thể ïnhấn F5, gõ địa chỉ vào ô Reference, chọn OK.

MỘT SỐ PHÍM TẮT TRONG EXCEL

1. Di chuyển con trỏ ô :

! ”                               : di chuyển qua trái , qua phải một ô .

# $                            : di chuyển lên xuống một ô

Home                       : di chuyển về ô đầu tiên của bảnt tính

PgUp                        : Lên một màn hình

PgDown                   :  Xuống một màn hình

Ctrl + Home           : Về lại ô A1

Ctrl + phím mũi tên    :  di chuyển tới biên của vùng dữ liệu hiện thới 

End + phím mũi tên    :  di chuyển qua một khối dữ liệu bên trong cột hay dòng

Ctrl  + phím $                :  di chuyển về ô A16384  (ô cuối cùng của cột A).

Home                               : di chuyển về ô A1.

Ctrl + PageUp                : di chuyển ề sheet trước đo.ù

Ctrl + Page Down          : di chuyển đến sheet kế tiếp .

Ctrl + Spacebar             : chọn tồn bộ cột mà ô hiện hành đang ở đó .

Shift  + Spacebar           : chọn tồn bộ hàng mà ô hiện hành đang ở đó.

Ctrl + Shift + Spacebar  : chọn tồn bộ bảng tính.

Shift + F11                    : chèn một bảng tính mới trước bảng tính hiện tại.

2.Nhập liệu :

Atl + Enter                     : xuống dòng trong cùng ô .

Ctrl +  ;                          : đưa vào giờ  hiện hành của máy tính

Ctrl + A                         : Sau khi viết tên hàm đúng vào côngthức , thưc hiện  bước 2 của  công thức , hiện dấu mở ngoặc và danh sách đối số của hàm

Ctrl + S                          : Lưu tập tin

Ctrl + O                         : Mở một tập tin

Ctrl + N                         : Tạo một tập tin mới

Ctrl + P                          : In một tài liệu             

Ctrl + Shift  + A           :  Sau khi viết công thức trong ô bảng tính , hiện dấu mở ngoặc và danh sách đố số của hàm .

Atl + F3                         : Định nghĩa tên một vùng

Atl + =                           : Tính tổng tự động Auto Sum

F4                                    : Chuyển đổi các kiểu địa chỉ tuyệt đối , và tương  đối .

Ctrl –                                : Xố các ô đã chọn

Ctrl + Shift +                 : Chèn các ô trống.

Ctrl + SpaceBar             : Chọn tồn bộ dòng

Shift + SpaceBar           : Chọn tồn bộ cột

3. Các phím định dạng dữ liệu :

Ctrl + Shift  + ~    :  Định dạng số General

Ctrl + Shift  + $    : Định dạng số tiền tệ với 2 số lẻ

Ctrl + Shift  + %  : Định dạng số phần trăm không lấy số lẻ.

Ctrl + Shift  + ^    : Định dạng số khoa học với  2 số lẻ

Ctrl + Shift  + #    : Định dạng ngày

Ctrl + Shift  + @  : Định dạng giờ  

Ctrl + Shift  + !    : Định dạng số có dấu  phẩu ngăn cách ngàn triệu , lấy 2 số lẻ

Ctrl + Shift + &    :  Vẽ dường viền  xung quanh khối  

Ctrl + Shift  + _    :  Xố tất cả cc đường biên

Ctrl + B                :  Bật tắt chữ in đậm

Ctrl + I                  :  Bật tắt chữ in nghiêng                                                

Ctrl + U                :  Bật tắt chữ gạch dưới

Ctrl + 9                :  Che dấu dòng  

Ctrl + Shift + (     : Thôi che dấu dòng

Ctrl + 0 (zero)      : Thôi che dấu cột

Tạo Macro để hiển thị tên tập tin trên Header và Footer
Khởi động Excel, chọn workbook cần in ra chọn menu Tools, Macro, Nhập tên Macro và mục MacroName là NameinFooter rồi nhấn nút Create. Cửa sổ VBA mở ra, bên trong đó sẽ có sẵn cho bạn 2 dòng lệnh là :

Sub NameinFooter()
End sub

Bạn nhập tiếp dòng lệnh sau vào giữa 2 dòng lệnh trên :

ActiveSheet.PageSetup.LeftFooter = ActiveWorkbook.FullName

Bạn đóng cửa sổ VBA lại rồi lưu workbook lại. Chọn menu Tools, Macro, bấm chọn macro NameinFooter rồi bấm nút Run. Khi này bạn chọn menu File / Print Preview sẽ thấy tên tập tin hiển thị ở góc trái bên dưới trang in. Bạn có thể thay thuộc tính LeftFooter trên câu lệnh bằng những thuộc tính sau để hiển thị ở những nơi khác nhau :

( CenterFooter : hiển thị ở giữa phía dưới trang in
( RightFooter : hiển thị ở góc phải bên dưới trang in
( LeftHeader : hiển thị góc trái trên đầu trang in
( CenterHeader : hiển thị ở giữa trên đầu trang in
( RightHeader : hiển thị góc phải trên đầu trang in.

Ẩn và hiện cột và hàng theo nhóm
Nếu bạn muốn ẩn cột và hàng trong Excel thì dùng chuột quét chọn vị trí cột hoặc hàng cần ẩn đi rồi nhấn tổ hợp phím Alt Shift Mũi tên phải. Khi đó sẽ xuất hiện một hộp thoại hỏi bạn là Cột hay Hàng, bạn chọn rồi bấm OK. Lúc này trên Workbook sẽ xuất hiện thêm một panel hiển thị những nhóm hàng hoặc cột mà bạn vừa tạo, để ẩn nhóm đó thì bạn nhấn vào dấu trừ và hiện ra thì nhấn dấu cộng.

Sao chép thiết lập trang in
Trong Workbook khi bạn muốn ấn định những sheet khác có cùng chung một thiết lập trang in mà bạn đã thiết lập trên một sheet nào đó rồi, để sao chép nó qua những sheet chưa thiết lập trang in bạn chọn sheet đã thiết lập trang in, sau đó nhấn giữ phím Shift hoặc phím Crtl rồi dùng chuột bấm chọn lên trên các sheet khác muốn sao chép qua, tiếp theo chọn menu File, Page Setup, hộp thoại xuất hiện bạn nhấn OK.

Hiển thị dấu $ cho nội dung tiền tệ
Khi một cột tính toán nào đó mang giá trị tiền tệ bạn có thề sử dụng hàm Dollar ( ) để hiển thị dấu $ trước kết quả tính được trong cell. Ví dụ bạn có cột Giá Thành ( cột A ), cột Số Lượng ( cột B ) và cột Thành Tiền ( cột C ) các số liệu lần lượt được nhập vào các cell từ hàng 2 trở đi, bạn chọn cell trong cột Thành Tiền ( cell C2 ) rồi nhập vào hàm tính toán như sau : = DOLLAR ( A2 * B2 ). Khi đó giá trị tính trong C2 sẽ có dấu $ trước số liệu tính được.

Thủ Thuật Excel   

Tạo Ghi Chú(Comment):

Ghi chú là một nội dung văn bản do ta tạo ra tại 1 ô nào đó trên bảng tính, nhằm để chú thích, diễn giải nội dung bên trong ô đó:

Insert/Comment, nhập nội dung vào cho ghi chú trong khung chữ nhật xuất hiện.

Muốn chỉnh xửa nội dung thì click chuột phải vào ô đó và chọn Edit Comment

Muốn nội dung hiển thị là tiếng việt thì clịck chuột phải vào nội dung, chọn Format Comment, rồi chọn font.

Muốn nội dung ghi chú là một hình ảnh thì:

Chọn ô ghi chứa ghi chú, nhấp chuột phải và chọn Show Comment.

Chọn tiếp cạnh của ghi chú(lưu ý ta phải chọn cạnh của ghi chú để ghi chú được bao bọc bởi dấu chấm).

Sau đó Click chuột phải vào cạnh đó, chọn Format Comment, chọn Tab Colors and Lines.

Tại mục Fill, mở hộp thoại Color, chọn FillEffects, chọn Tab Picture.

Nhấn nút Select Picture, lựa hình ảnh cần đưa vào ghi chú, OK

Muốn xóa nội dung, click chuột phải vào ô đó và chọn Delete Comment

Đặt Tên Vùng:

Việc đặt tên vùng để thay thế cho địa chỉ tham chiếu trong công thức. Hạn chế lỗi do nhập sai địa chỉ, dễ nhớ, dễ hiểu, dễ dò tìm, có thể thay đổi địa chỉ tham chiếu của các ô được xác định bởi tên vùng và hàm sẽ tự động cập nhật lai:

Đánh dấu phạm vi cần đặt tên

Insert/Name/Define Name, xác định các thông số sau:

Name in Workbook: nhập tên đại diện cho vùng

Refers to: nhập tạo độ của vùng

Add: bổ sung tên vùng vào danh sách.

Delete: xóa tên vùng.

Tự Động Tìm Và Sửa Chữa Các Lỗi Của Chương Trình Excel 2000.

Help/Detect and Repair, và cứ để cho chương trình tự thực hiện.

Hàm Tính Bị Sai:

Nếu chỉnh xưa dấu phẩy trong control panel rồi mà hàm vẫn sai, thì có thể bạn chọn ngôn  ngữ đã sai:

Start/Settings/Control Panel/Regional Settings, chọn Tab Regional Settings, tại đây ta chon ngôn ngữ là: English(United States)

Bảo Vệ Dữ Liệu:

chọn sheet muốn bảo vệ, chọn Tools/Protection/Protect Sheet, trong đó:

Contents: bảo vệ nội dung của bảng tính, không cho phép một thao tác hiệu chỉnh nào(chỉ cho phép xem).

Objects: bảo vệcác đối tượng được nhúng trong bảng tính.

Scenarios: bảo vệ cách xây dựng”kịch bản” của bài toán tối ưu trên bảng tính.

Password: nhập mật khẩu để bảo vệ(phải nhâp cả 2 lần giống nhau)

chú ý: để bảo vệ Workbook thì ta chọn:

Tools/Protection/ProtectWorkBook, trong đó:

Structure: bảo vệ không cho thay đổi cấu trúc của Book, bao gồm xóa, di chuyển, ẩn, đổi tên hay chèn mới.

Windows: bảo vệ không cho di chuyển thay đổi kích thước, ẩn, đóng.

Password: nhập mật khẩu để bảo vệ.

Ngoài hai cách trên ta có thể bảo vệ ở mức độ file khi lưu trữ WorkBook như sau:

File/Save/, tại đây chọn Tools/General Options . Tại Save Options:

Always create backup: luôn tạo file dự phòng

Password to Open: Mật khẩu để cho phép mở file ra sử dụng.

Password to Modify: Mật khẩu để cho phép hiệu chỉnh nội dung file.

Read-only recommended: mở file dưới dạng chỉ đọc.

Để hủy chế độ bảo vệ, ta chọn:

Tools/Protection, chọn Unprotect Sheet hoặc Unprotect Workbook.

Còn Bao Nhiêu Ngày Nữa Trong Tháng :

= Day(date(year(A1), Month(A1)+1,1)-1) =số ngày trong tháng tương ứng.

Không Cho Chèn Dòng Hoặc Cột:

Có một cách đơn giản để không cho người khác chèn dòng hoặc cột vào bảng tính là “khóa”nó lại. Nếu không thích cách này, bạn hãy nhập ký tự bất kỳ vào ô cuối cùng của bảng tính(Ô IV65536). Hãy giữ phím Ctrl+ò, Ctrl+ð để di chuyển đến ô này

Xóa An Toàn:

Excel không thể cấm bạn xóa một bảng tính trong khi có một bảng tính khác phụ thuộc vào giá trị của nó. Để tránh vấn đề này, trước khi xóa một bảng tính, hãy mở thanh công cụ Auditing.(View/Toolbars)kiểm tra các ô có ý nghĩa(như các tổng số) trong bảng tính bạn muốn xóa bằng cách lần lượt chọn mỗi ô đó và nhấn vào nút Trace Precedents. Nếu có một bảng tính nào đó có liên quan đến ô bạn chọn, bạn sẽ thấy có một đường kẻ mỏng với một bảng tính nhỏ xíu tại ô đó.

Xóa Bỏ Dòng Trống:

Muốn xóa hết các dòng trống trong một bảng tính nhưng vẫn giữ lại số thứ tự của dòng. Hãy mở bảng tính, chèn cột A vào và điền thông số thứ tự cột. Sau đó sắp thứ tự cho bất cứ cột nào khác để đưa dòng trống xuống cuối bảng tính. Thực hiện việc này cho đến khi tất cả các dòng trống đều dồn xuống cuối bảng tính. Xóa hết các số trong cột A của những dòng trống, sắp thứ tự lại cho cột A rồi xóa cột A đi.

Cách khác:

Chèn thêm dòng 1 vào, chọn dòng 1 và tất cả dữ liệu của bạn. Sau đó chọn: Data/Filter/AutoFilter. Tại mỗi cột, chọn Blanks từ danh sách thả xuống.

Vẫn chọn toàn bộ dữ liệu, chọn Edit/Delete Row để chừa lại dữ liệu ban đầu ngoại trừ những dòng trống. Chèn thêm một dòng trống để dòng đầu tiên không bị xóa.

Chuyển Dòng Thành Cột Và Ngược Lại:

Đánh dấu vùng muốn chuyển, chọn Edit/Copy. Nhấn chuột vào góc trên bên trái của vùng mới rồi chọn Edit/Paste Special, tại đây chọn tùy chọn Transpose rồi OK.

Lưu Các Định Dạng Riêng Vào File Template Của Excel:

Mở một bảng tính mới, định nghĩa các định dạng số bạn cần. Sau đó, chọn File/Save As, rồi chọn Template(*.xlt) từ danh sách thả xuống”Save as type” trung khung hội thoại Save As. Tên bảng tính này là BOOK.XLT  và lưu nó vào thư mục Xlstart(thường nằm trong C:\ProgramFile\Microsoft Office\Office). Sau đó khởi động lại Excel, tất cả các bảng tính mới sẽ dựa trên file Book.xlt và có cả định dạng số riêng của bạn

Để Excel Tự Động Nạp Những Tùy Chọn:

Mở một Sheet mới hay Workbook mới và xác lập tất cả những tùy chọn của mình rồi lưu lại với tên STARTREX.XLS trong thư mục của Excel, nhưng chú ý là không có dữ liệu trong file này. Lần khởi động sau Excel sẽ tự động nạp lại file này lên. Khi đó bạn tiếp tục làm việc rồi lưu lại bằng lệnh Save as để giữ lại những tùy chọn của mình trong tập tin STARTREX.XLS.

Chấm Dứt Mở File Tự Động:

Khi Excell khởi động, nó tự động mở các file có trong thư mục \xlstart. Nếu Excel nạp qua nhiều file, máy tính của bạn sẽ bị hết bộ nhớ. Muốn chấm dứt tình trạng tự động nạp file này, mở thư mục xlstart và xóa các file không cần thiết đi. Excel cũng có thể mở các file từ một thư mục khác khởi động khác. Khởi động Excel và chọn Tools/Options, chọn Tab General rồi chọn mục Alternate start-up file location. Xóa bất kỳ thư mục nào xuất hiện ở đây.

Chẻ Một O Bằng Đường Chéo:

Sử dụng công cụ Drawing hoặc bạn có thể áp dụng một đường viền chéo như sau:

Gõ tiêu đề mục cao hơn ở mé phải của ô đó, ấn Alt+Enter, sau đó gõ đề mục thấp hơn ở mé trái. An Enter để hoàn tất mục nhập, nhắp phải chuột vào ô đó và chọn Format Cells, Chọn Tab Border, nhắp vào nút đường chéo ở bên phải..

Enter Xuống Dưới – Qua Phải:

Bạn muốn mỗi lần Enter thì vị trí con trỏ sẽ di chuyển xuống phía dưới hoặc qua phải thì:

Tools/Options, nhắp vào Tab Edit. Tại mục Direction ta chọn hướng chuyển(down, right, up, left).

Tự Động Đánh Dấu Thập Phân:

Tools/Options, nhắp vào Tab Edit. Ta chọn mục Fixed decimal và chọn vị trí đánh dấu phẩy tại Places (ví dụ:chọn 2 thì sẽ đánh dấu phẩy sau 2 số tính từ bên phải).

Hiển Thị Công Thức:

Tools/Options, chọn thẻ View và đánh dấu vào mục Formulas.

Hiển Thị Dòng Cột:

Nếu bạn muốn trong bảng tính hiện địa chỉ theo kiểu R,C(=R2C5:R10C5)(chọn) hoặc nếu bạn sử dụng địa chỉ tuyệt đối nhưng không thấy xuất hiện biểu tượng $ mà chỉ xuất hiện kiểu R,C,(bỏ chọn) thì bạn vào Tools/Options, nhắp vào Tab General chọn/bỏ mục R1C1 reference style

Kiểm Tra Hàm:

Nếu khi bạn  tính toán với một phép tính phức tạp thì việc sử dụng nhiều hàm lồng nhau là điều đương nhiên. Nhưng nếu bạn bị lỗi một hàm nào đó thì khó có thể tìm ra trong cái mỡ hỗn độn đo. Một giải pháp giúp bạn kiểm tra xem ham nào sai một cách nhanh nhất là kiểm tra từng hàm một hoặc một nhóm hàm nào bạn nghi ngờ, bằng cách:

 Chọn hàm hoặc nhóm hàm rồi nhấn F9, xem kết quả. Xong Ctrl+Z để trở lại trạng thái ban đầu của nó.

Hiện Cú Pháp Của Hàm:

Gõ “ = tên hàm” và nhấn Ctrl+Shift+A

Sử Dụng Macro Để Định Dạng Tự Động Trong Excel:

Vào menu Tools/Macro/Record new Macro. Trong hộp thoại Record Macro, tại mục Macro Name, đặt tên cho Macro, ví dụ là Dinh_Dang. Tại mục Storemacro in, chọn mục PersonalMacro Workbook để sau này Macro sẽ chạy khi Excel được khởi động. Bạn cũng có thể gán một phím tắt cho Macro trong mục Shortcut Key. Nhấn OK để đóng hộp thoại này lại.

Bạn thực hiện việc định dạng bằng cách vào Format/Cells/Number. Định dạng xong, nhấn nút Stop để dừng việc thu Macro.

Vào View/Toolbars/Customize, chọn Tab Command, chọn mục Macros trong Categories. Tại khung bên phải, nhấn chọn Custom Menu Item và kéo thả lên trên thanh công cụ, nhấn Close để đóng hộp Customize lại. Nhấn chuột trái vào mục CustomMenu Item trên thanh công cụ. Trong hộp thoại Assign Macro, bạn chỉ định Macro cho nút lệnh này(Dịnh_Dang), nhấn OK. Sau đó, bạn nhấn nút này để thực thi Macro.

Không Thể Mở Được File Excel Trong Cửa Sổ Windows Explorer:

Nếu bạn click đúp chuột vào một file Excel tại cửa sổ Explorer mà không mở được, chỉ chạy ra màn hình nâu như khi đóng tất cả các Workbook lại. Và chỉ mở được tại cửa sổ Excel bằng cách File/Open,thì các bạn làm nhứ sau để khắc phục:

Tại cửa sổ Excel bạn vào menu Tools/Options, chọn Tab General. Tại đây bạn bỏ lựa chọn Ignore other applications trong mục Settings, nhấn OK

Thủ thuật giấu bảng tính Excel

Áp dụng thủ thuật dưới đây, bảng tính Excel của bạn sẽ được an toàn, không sợ bị “lộ bí mật” khi ai đó dùnglệnh Format.Sheet.UnHide để xem bảng tính.

Các thực hiện như sau: Trong bảng tính cần được bảo mật, hãy nhấn ALT+F11 để mở cửa sổ Microsoft Visual Basic ra. Trong cửa sổ Project – VBA Project, nhắp đúp vào VBA Project, tiếp tục nhắp đúp vào Microsoft Excel Objects để mở các bảng tính trong tài liệu sau đó rồi chọn bảng tính mà bạn muốn giấu -> rồi nhấn F4. Trong tùy chọn Visible bạn nhắp vào dấu tam giác chọn 2-xlSheetVeryHidden, cuối cùng đóng Microsoft Visual Basic này lại và xem kết quả thế nào.

Khi nào muốn bảng tính hiện ra trở lại, thì bạn chỉ cần thực hiện lại các thao tác trên và chọn -1-xlSheetVisible là được.

Thanh Hùng Sưu Tập.

Để lại bình luận

Filed under T.Thuật - K.Nghiệm

Gửi phản hồi

Please log in using one of these methods to post your comment:

WordPress.com Logo

Bạn đang bình luận bằng tài khoản WordPress.com Log Out / Thay đổi )

Twitter picture

Bạn đang bình luận bằng tài khoản Twitter Log Out / Thay đổi )

Facebook photo

Bạn đang bình luận bằng tài khoản Facebook Log Out / Thay đổi )

Google+ photo

Bạn đang bình luận bằng tài khoản Google+ Log Out / Thay đổi )

Connecting to %s