Thủ thuật máy tính đối với Word và Excel


Phím đặc biệt trên bàn phím & Phím Chức năng trên nền Windows

 Bấm phím + là tượng trưng cho phím lá cờ
+ Hiển thị thanh thực đơn lệnh khởi động Start Menu.
+ D Thu nhỏ hoặc phục hồi tất cả các cửa sổ đang mở
+ E Mở cửa sổ Windows Explorer
+ F Tìm kiếm
+ L Khóa màn hình, khóa máy (Windows XP trở lên)
+ M Thu nhỏ hoặc phục hồi tất cả các cửa sổ đang mở
+ R Mở cửa sổ Run (tương ứng Start – Run)
+ U Mở trình quản lý các tiện ích – Utility Manager
+ Tab Di chuyển giữa các tiêu đề cửa sổ đang mở trên thanh tác vụ – Taskbar
+ Break Mở cửa sổ System Properties.
Print Screen Chụp màn hình.
Alt + Print Screen Chụp cửa sổ đang được kích hoạt

Thủ thuật máy tính đối với Word và Excel

Một số thủ thuật và phím tắt được sử dụng trong Word và Excel, giúp chúng ta rút ngắn được thời gian và quá trình thao tác sẽ trở nên đơn giản hơn, tài liệu  tổng hợp tất cả những thủ thuật của Word và Excel.

Tạo phím tắt tùy chọn trong Word

Đối với Word , bạn dễ dàng tạo cho mình những tổ hợp phím nóng giúp thực hiện nhanh tác vụ hơn là dùng chuột. Tính năng này rất hữu ích cho bạn tiết kiệm thời gian và chỉ có thể thực hiện đối với Word, không thể thực hiện trong PowerPoint hay Excel.

Để thực hiện , bạn chọn vào menu Tools > Customize. Sau đó, chọn vào thẻ Commands. Click vào menu KeyBoard dưới góc phải để hiển thị hộp thoại Customize Keyboard.

Trong phần Categories là các menu chính, và phần Commands là các menu phụ xổ xuống. Ví dụ muốn chọn tổ hợp phím cho tác vụ File > Save All thì bạn phải chọn phần categories là File và phần commands là FileSaveAll.

Nếu hiện tại tác vụ đó đã có phím tắt thì tổ hộp phím đó sẽ hiển thị trong phần Current Keys. Còn nếu như tại phần Current Keys trống thì bạn có thể tự tạo tổ hợp phím tắt cho tác vụ tại Press New Shortcut Key. Lưu ý, bạn cũng có thể Replace tổ hợp phím cho phù hợp với nhu cầu sử dụng phím của mình bằng các tổ hợp phím trong phần Press New Shortcut Key. Sau đó nhấn vào Assign để hoàn tất việc thiết lập. Nhấn Close để hoàn tất. Từ bây giờ , bạn hoàn toàn có thể sử dụng tổ hợp phím hữu ích của riêng mình trong Word được rồi đấy.

Cách mở hướng dẫn về phím tắt trong MS Word
nhấn Alt-F8,xuất hiện hộp Marco…
chọn dòng Word command…
Trong hộp thoại …chọn List Command….nhấn Run..
Trong hộp thoại vừa xuất hiện chọn..Current menu and keyboard setting…OK
Vậy là ta có 1 danh sách các phím tắt…

Một số phím tắt trong Word rất hay.
1-CTRL + N: Mở tài liệu mới
2-CTRL + O: Mở tài liệu đã có
3-CTRL + S: Lưu tài liệu vào đĩa hiện thời
4-F12: Lưu tài liệu với tên khác (Tương tự Save As)
5-CTRL + x: Cắt tài liệu khi bôi đen
6-CTRL + Z: Phục hồi văn bản khi xoá nhầm (Undo)
7-CTRL + V: Dán văn bản vào vị trí con trỏ
8-CTRL + C: Copy tài liệu văn bản khi bôi đen
9-CTRL + L: Căn lề văn bản về phía trái
10-CTRL + R: Căn lề văn bản về phía phải
11-CTRL + E: Căn lề văn bản ở giữa (Center)
12-CTRL + J: Căn đều hai bên
13-CTRL + 1: tạo khoảng cách đơn giữa các dòng
14-CTRL + 5: tạo khoảng cách một dòng rưỡi giữa các dòng
15-CTRL + 2: tạo khoảng cách đôi giữa các dòng
16-CTRL + F2: Xem tài liệu trước khi in (Preview)
17-CTRL + D: Chọn font chữ
18-CTRL + A: Bôi đen toàn bộ văn bản
19-CTRL + G: Nhảy đến trang số hoặc ấn F5
20-SHIFT + F5: Nhảy đến trang cuối cùng
21-CTRL + B: Tắt/Mở chữ đậm (
22-CTRL + I: Tắt/Mở chữ nghiêng (I)
23-CTRL + U: Tắt/Mở chữ gạch chân
24-CTRL + SHIFT + H: Tắt/Mở đánh không ra chữ
25-CTRL + SHIFT + =: Đánh chỉ số trên M3, Km2, X2
26-CTRL + =: Đánh chỉ số dưới H2SO4, X2
27-CTRL + SHIFT + W: Tắt/Mở chữ gạch chân đơn
28-CTRL + SHIFT + D: Tắt/Mở chữ gạch chân kép
29-CTRL + SHIFT + K: In hoa nhỏ
30-CTRL + SHIFT + A: In hoa cả
31-CTRL + SHIFT + Z: Trở về font chữ ban đầu hoặc CTRL + phím giãn cách
32-CTRL + SHIFT + F: Đổi font chữ
33-CTRL + SHIFT + P: đổi co chữ
34-CTRL + SHIFT + >: Tăng lên một co chữ
35-CTRL + SHIFT + <: Giảm xuống một co chữ
36-CTRL + ]: Phóng to chữ khi được bôi đen
37-CTRL + [: Giảm cỡ chữ khi được bôi đen
38-CTRL + F4 hoặc CTRL + W hoặc CLOSE: Đóng tài liệu
39-ALT + F4: Thoát (Exit)
40-CTRL + Enter: Ngắt trang
41-SHIFT + Enter: Ngắt dòng
42-CTRL + ESC: Bật nút Start trong Windows
43-CTRL + F10: MỞ lớn cửa sổ tài liệu ra toàn màn hình
44-CTRL + Z: Khôi phục nhanh văn bản xoá nhầm
45-ALT + SHIFT + T: Chèn thời gian vào văn bản
46-ALT + SHIFT + D: Chèn ngày vào văn bản

Phím tắt Word & Excel: Dùng chung
1-Ctrl+1 = Giãn dòng đơn (1)
2-Ctrl+2 = Giãn dòng đôi (2)
3-Ctrl+5 = Giãn dòng 1,5
4-Ctrl+0 (zero) = Tạo thêm độ giãn dòng đơn trước đoạn
5-Ctrl+L = Căn dòng trái
6-Ctrl+R = Căn dòng phải
7-Ctrl+E = Căn dòng giữa
8-Ctrl+J = Căn dòng chữ dàn đều 2 bên, thẳng lề
9-Ctrl+N = Tạo file mới
10-Ctrl+O = Mở file đã có
11-Ctrl+S = Lưu nội dung file
12-Ctrl+O = In ấn file
13-F12 = Lưu tài liệu với tên khác
14-F7 = Kiểm tra lỗi chính tả tiếng Anh
15-Ctrl+X = Cắt đoạn nội dung đã chọn (bôi đen)
16-Ctrl+C = Sao chép đoạn nội dung đã chọn
17-Ctrl+V = Dán tài liệu
18-Ctrl+Z = Bỏ qua lệnh vừa làm
19-Ctrl+Y = Khôi phục lệnh vừa bỏ (ngược lại với Ctrl+Z)
20-Ctrl+Shift+S = Tạo Style (heading) -> Dùng mục lục tự động
21-Ctrl+Shift+F = Thay đổi phông chữ
22-Ctrl+Shift+P = Thay đổi cỡ chữ
23-Ctrl+D = Mở hộp thoại định dạng font chữ
24-Ctrl+B = Bật/tắt chữ đậm
25-Ctrl+I = Bật/tắt chữ nghiêng
26-Ctrl+U = Bật/tắt chữ gạch chân đơn
27-Ctrl+M = Lùi đoạn văn bản vào 1 tab (mặc định 1,27cm)
28-Ctrl+Shift+M = Lùi đoạn văn bản ra lề 1 tab
29-Ctrl+T = Lùi những dòng không phải là dòng đầu của đoạn văn bản vào 1 tab
30-Ctrl+Shift+T = Lùi những dòng không phải là dòng đầu của đoạn văn bản ra lề 1 tab
31-Ctrl+A = Lựa chọn (bôi đen) toàn bộ nội dung file
32-Ctrl+F = Tìm kiếm ký tự
33-Ctrl+G (hoặc F5) = Nhảy đến trang số
34-Ctrl+H = Tìm kiếm và thay thế ký tự
35-Ctrl+K = Tạo liên kết (link)
36-Ctrl+] = Tăng 1 cỡ chữ
37-Ctrl+[ = Giảm 1 cỡ chữ
38-Ctrl+W = Đóng file
39-Ctrl+Q = Lùi đoạn văn bản ra sát lề (khi dùng tab)
40-Ctrl+Shift+> = Tăng 2 cỡ chữ
41-Ctrl+Shift+< = Giảm 2 cỡ chữ
42-Ctrl+F2 = Xem hình ảnh nội dung file trước khi in
43-Alt+Shift+S = Bật/Tắt phân chia cửa sổ Window
44-Ctrl+(enter) = Ngắt trang cứng
45-Ctrl+Home = Về đầu file
46-Ctrl+End = Về cuối file
47-Alt+Tab = Chuyển đổi cửa sổ làm việc
48-Start+D = Chuyển ra màn hình Desktop
49-Start+E = Mở cửa sổ Internet Explore, My computer
50-Ctrl+Alt+O = Cửa sổ MS word ở dạng Outline
51-Ctrl+Alt+N = Cửa sổ MS word ở dạng Normal
52-Ctrl+Alt+P = Cửa sổ MS word ở dạng Print Layout
53-Ctrl+Alt+L = Đánh số và ký tự tự động
54-Ctrl+Alt+F = Đánh ghi chú (Footnotes) ở chân trang
55-Ctrl+Alt+D = Đánh ghi chú ở ngay dưới dòng con trỏ ở đó
56-Ctrl+Alt+M = Đánh chú thích (nền là màu vàng) khi di chuyển chuột đến mới xuất hiện chú thích
57-F4 = Lặp lại lệnh vừa làm
58-Ctrl+Alt+1 = Tạo heading 1
59-Ctrl+Alt+2 = Tạo heading 2
60-Ctrl+Alt+3 = Tạo heading 3
61-Alt+F8 = Mở hộp thoại Macro
62-Ctrl+Shift++ = Bật/Tắt đánh chỉ số trên (x2)
63-Ctrl++ = Bật/Tắt đánh chỉ số dưới (o2)
64-Ctrl+Space (dấu cách) = Trở về định dạng font chữ mặc định
65-Esc = Bỏ qua các hộp thoại
66-Ctrl+Shift+A = Chuyển đổi chữ thường thành chữ hoa (với chữ tiếng Việt có dấu thì không nên chuyển)
67-Alt+F10 = Phóng to màn hình (Zoom)
68-Alt+F5 = Thu nhỏ màn hình
69-Alt+Print Screen = Chụp hình hộp thoại hiển thị trên màn hình
70-Print Screen = Chụp toàn bộ màn hình đang hiển thị
Ngoài ra để sử dụng thanh Menu bạn có thể kết hợp phím Alt+ký tự gạch chân cũng sẽ xử lý văn bản cũng rất nhanh chóng, hiệu quả không kém gì tổ hợp phím tắt ở trên

Phím tắt thường dùng trong EXCEL

F2: Đưa con trỏ vào trong ô, sửa nội dung thông tin trong ô
F4: Lặp lại thao tác trước
F12: Lưu văn bản với tên khác (nó giống với lệnh Save as đó)
Alt + các chữ cái có gạch chân: Vào các thực đơn tương ứng
Alt + Z: Chuyển chế độ gõ từ tiếng anh (A) sang tiếng việt (V)
Alt + <- : Hủy thao tác vừa thực hiện (nó giống lệnh Undo)

Ctrl + A : Bôi đen toàn bộ văn bản
Ctrl + B : Chữ đậm
Ctrl + I : Chữ nghiêng
Ctrl + U : Chữ gạch chân
Ctrl + C : Copy dữ liệu
Ctrl + X : Cắt dữ liệu
Ctrl + V : Dán dữ liệu copy hoặc cắt
Ctrl + F : Tìm kiếm cụm từ, số
Ctrl + H : Tìm kiếm và thay thế cụm từ
Ctrl + O : Mở file đã lưu
Ctrl + N : Mở một file mới
Ctrl + R : Tự động sao chép ô bên trái sang bên phải
Ctrl + S : Lưu tài liệu
Ctrl + W : Đóng tài liệu (giống lệnh Alt + F4)
Ctrl + Z : Hủy thao tác vừa thực hiện
Ctrl + 1 : Hiện hộp định dạng ô
Ctrl + 0 : Ẩn cột (giống lệnh hide)
Ctrl + shift + 0: Hiện các cột vừa ẩn (giống lệnh unhide)
Ctrl + 9 : Ẩn hàng (giống lệnh hide)
Ctrl + shift + 9: Hiện các hàng vừa ẩn (giống lệnh unhide
Ctrl + (-) : Xóa các ô, khối ô hàng (bôi đen)
Ctrl + Shift + (+): Chèn thêm ô trống
Ctrl + Page up (Page down) : Di chuyển giữa các sheet
Ctrl + Shift + F: Hiện danh sách phông chữ
Ctrl + Shift + P: Hiện danh sách cỡ chữ
Alt + tab : Di chuyển giữa hai hay nhiều file kế tiếp
Shift + F2 : Tạo chú thích cho ô
Shift + F10 : Hiển thị thực đơn hiện hành (giống như ta kích phải chuộ)
Shift + F11 : Tạo sheet mới
Ctrl-1 Mở hộp thoại định dạng ô ( Format | Cell )
Ctrl-Page Up Tiến lên 1 sheet (Sheet 1 sang Sheet 2)
Ctrl-Page Down Lùi về 1 sheet (Sheet 3 về Sheet 2)
Ctrl-Shift-” Sao chép dữ liệu từ ô ngay phía trên ô hiện thời
Ctrl-‘ Sao chép công thức từ ô ngay phía trên ô hiện thời
Ctrl-$ Chuyển định dạng ô hiện thời sang định dạng tiền tệ với 2 con số sau dấu phẩy
Alt-Enter Xuống dòng trong một ô

Kiểm soát hướng di chuyển của con trỏ khi ấn Enter

Theo mặc định, con trỏ thường sẽ xuống di chuyển xuống ô bên dưới khi bạn gõ phím Enter. Nhưng nếu bạn không thích bạn hoàn toàn có thể thay đổi hướng di chuyển của con chỏ, điều khiển con trỏ di chuyển sang bên phải bên trái, lên trên hay xuống dưới theo ý thích của bạn mỗi khi bạn gõ phím Enter. Hãy thử thủ thuật sau đây.

Bạn vào Tools | Options rồi chuyển sang mục Edit. Trong mục này, bạn chú ý đến dòng “Move selection after Enter”, hãy đánh dấu lựa chọn lựa chọn trước dòng này và ở danh sách liệt kê bên cạnh bạn hãy chọn hướng di chuyển cho con trỏ chuột.

Sao chép dữ liệu và công thức nhanh chóng

Thông thường khi cần sao chép dữ liệu hay công thức sang một loại các ô không liền kề nhau, bạn thường phải mất công copypaste sang từng ô một. Nhưng nếu đã biết thủ thuật sau đây bạn hoàn toàn có thể thực hiện công việc này một cách rất nhanh chóng và hiệu quả hơn.

Trước tiên bạn hãy sao chép dữ liệu từ ô nguồn – ô chứa thông tin cần được sao chép ra, hãy dùng phím tắt Ctrl-C cho nhanh. Sau đó bạn vẫn giữ nguyên phím Ctrl và nhắp chuột trái vào từng ô mà bạn muốn sao chép dữ liệu sang. Lựa chọn xong bạn hãy ấn ổ hợp phím Ctrl-V là dữ liệu sẽ tự động dán vào những nơi cần thiết cho bạn.

Ứng dụng thủ thuật này để copy-paste dữ liệu cho một loạt ô liền kề nhưng không ở gần ỗ dữ liệu nguồn. Trước tiên bạn hãy dùng Ctrl-C để sao chép dữ liệu từ ô nguồn, sau đó vẫn giữ nguyên phím Ctrl và dùng chuột trái lựa chọn một loạt ô mà bạn muốn sao chép dữ liệu sang sau đó thả Ctrl ra và ấn Enter là xong.

Phím Chức năng
Ctrl+C sao chép
Ctrl+X cắt
Ctrl+V dán
Ctrl+Z hoàn lại tác vụ vừa thực hiện.
Delete xóa
Shift+Delete xóa vĩnh viễn một đối tượng, không phục hồi được bằng cách vào thùng rác.
Ctrl+ kéo thả sao chép đối tượng đang chọn
Ctrl+Shift+ kéo thả tạo lối tắt cho đối tượng đang chọn
F2 đổi tên đối tượng đang chọn
Ctrl+> di chuyển con trỏ đến một điểm chèn về phía sau 1 từ
Ctrl+< di chuyển con trỏ đến một điểm chèn về trước sau 1 từ
Ctrl+ mũi tên lên di chuyển con trỏ đến một điểm chèn lên trên một đoạn
Ctrl+ mũi tên xuống di chuyển con trỏ đến một điểm chèn xuống dưới một đoạn
Ctrl+Shift+ mũi tên chọn một khối văn bản.

Shift+ mũi tên chọn các đối tượng trên màn hình Desktop, trong cửa sổ Windows, trong các phần mềm soạn thảo

Ctrl+A chọn tất cả
F3 tìm kiếm một tập tin, thư mục.
Ctrl+O mở một đối tượng
Alt+Enter xem thuộc tính của đối tượng đang chọn
Alt+F4 đóng đối tượng đang kích hoạt, thoát chương trình đang kích hoạt
Ctrl+F4 đóng cửa sổ con trong ứng dụng đa cửa sổ như Word, Excel…
Alt+Tab chuyển đổi qua lại giữa các cửa sổ đang mở.
Alt+ESC Di chuyển vòng quanh theo thứ tự các đối tượng đang mở
F6 Di chuyển vòng quanh các phần tử giống nhau trong một cửa sổ hoặc trên màn hình Desktop.
F4 sổ nội dung của thanh địa chỉ trong cửa sổ My Computer hoặc Windows Explorer.
Shift+F10 hiển thị thực đơn tắt (thực đơn ngữ cảnh) của đối tượng đang chọn
Alt+ phím cách hiển thị thực đơn hệ thống (System menu) của cửa sổ đang kích hoạt.
Ctrl+ESC hiển thị thực đơn Start
Alt+ký tự gạch chân trên thực đơn lệnh thực hiện lệnh tương ứng.
Ký tự gạch chân trong trong một thực đơn đang mở thực hiện lệnh tương ứng trong thực đơn đang mở
F10 kích hoạt thanh thực đơn lệnh của ứng dụng đang được kích hoạt
F5 cập nhật cho cửa sổ đang kích hoạt.
Backspace trở về thư mục cấp trên liền kề của thư mục hiện tại trong cửa sổ My Computer hoặc Windows Explorer.
ESC bỏ qua tác vụ hiện tại
Giữ Shift khi bỏ đĩa CD ngăn cản việc chạy các chương trình tự động từ đĩa CD

Không có gì là hoàn thiện, vì thế ta cần có tấm lòng rộng lượng và bao dung.

Thanh Hùng tổng hợp.

Gửi phản hồi

Please log in using one of these methods to post your comment:

WordPress.com Logo

Bạn đang bình luận bằng tài khoản WordPress.com Log Out / Thay đổi )

Twitter picture

Bạn đang bình luận bằng tài khoản Twitter Log Out / Thay đổi )

Facebook photo

Bạn đang bình luận bằng tài khoản Facebook Log Out / Thay đổi )

Google+ photo

Bạn đang bình luận bằng tài khoản Google+ Log Out / Thay đổi )

Connecting to %s